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物业公司财务管理解决方案

 2020年07月21日  阅读 73  评论 0

摘要:

随着企业规模的不断扩大 ,传统财务管理系统逐渐暴露出弊端,如集团公司无法实时查看到各个子公司的财务情况,集团公司核对财务账单时 ,需要子公司从各自系统中导出再整理成册发送给集团公司,增加沟通成本 、操作繁琐且费时费力 。


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极致公司凭借着扎实的软件开发功底以及敏锐的财务需求捕捉能力,打造了一款统一的全面财务管理系统 ,为企业提供了科学专业的总账管理、报表管理、现金流量表 、预算管理等服务,实现了全闭环的财务管理。帮助集团公司实现集权管理,集团公司可通过系统实时查看并控制到集团子公司日常费用成本。为了保障财务系统的安全性 ,可通过系统设置不同岗位的人员对系统具有相应的操作权限和数据权限 。


极致财务系统具有功能丰富、灵活性、通用性强 、操作简便、严密可靠的特点。它是财务管理的一个核心部分。为企业的库存 ,采购,销售,生产等提供指导 ,为企业领导的决策提供及时、准确的财务信息,助力企业实现精细化管理,降本增效 。


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一 、如何实现严密可靠的总账管理

很多企业在会计核算过程和管理环节没有采用合适的管理系统 ,引发了很多现实问题,如:会计出账标准化程度低,编制凭证规则需会计人员判断 ,缺乏高效的工具支持财务管理工作;财务核算效率低下;财务报表不够全面等。极致总账管理是以凭证处理为中心,进行账簿报表管理,提供总账期末处理服务 ,实现数据共享,完成企业所有会计核算的管理系统。


总账系统的功能主要有总账初始化 、会计科目、辅助核算管理、会计凭证处理 、账簿管理、核算报表分析及期末处理等 。


总账系统与极致各业务系统无缝集成:总账系统还支持直接导出至第三方总账系统(如金蝶),支持极致物业收费系统、极致集中采购系统 、极致固定资产系统配置凭证模板生成凭证到总账系统 。


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1、集中管控 ,分权管理


极致财务总账管理模块是基于集团型多级组织财务管理思路进行设计 ,集团总公司对所有下级组织进行集中管控,可对下级组织所有账簿、报表数据进行查询;下级组织区域公司(或项目)只能维护本组织的总账业务,只能查看本组织相关的账簿和报表数据。


集团总公司可维护一级会计科目供下级组织继承使用 ,下级组织又可建立自己的会计科目,并且集团总公司查看总公司账簿或报表时,系统会自动按科目汇总所有下级组织的报表情况 ,实现了以集团为单位,展示集团下各个科目的整体财务状态。


2 、支持辅助核算项目类别配置


企业在账务处理过程中,经常出现统计的财务内容需要进行辅助核算 ,希望得到更明细化的账簿和报表 。为了解决企业此类问题,极致财务管理系统提供了辅助核算项目类别配置功能,在设置会计科目时可设置一个或多个辅助核算项目 ,设置好后,便可进行辅助核算操作。如会计科目设置了房租收入,设置好后 ,可以知道每月、每年的房租总收入 ,但是并不清楚某个房间的收入情况,这就需要设置房间为辅助核算项目,设置好后通过系统中的报表、账簿知道具体某个房间的收入情况。


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新增辅助核算项目类别支持从系统基础资料转入和基础资料自定义两种模式 ,常用的辅助核算项目有部门 、房间、职员等,常用的项目均可从系统基础资料转入进行快速设置 。


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3、总账业务快速初始化


在进行日常业务处理之前需要进行总账初始化操作,支持按不同的组织机构进行总账初始化 ,主要包括会计期间设置 、数据库会计期间启用 、会计科目引入、币种设置、初始科目余额录入等,设置的内容较多,极致软件提供了快捷流程化的向导设置 ,方便财务人员操作以及提高处理效率。


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3.1设置会计期间


初始化第一步设置会计期间,此步是设置会计年度期间,支持按自然年度设置期间数 、自定义设置期间数 ,满足不同企业的总账核算周期。


1、按自然年度设置则默认是12期,会计期间时间默认是每个自然月;


2、自定义设置期间数,则期间数 、会计期间开始日期和会计期间结束日期可以手工修改 。


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3.2启用期间


初始化第二步设置启用期间 ,支持按组织机构设置启用期间。


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3.3科目引入


根据科目模板类型引入对应的科目摸板。目前系统支持的科目模板类型有:企业会计制度科目、小企业会计制度科目、新会计准则科目 。科目引入只能在总公司引入一次 ,下级组织可继承使用总公司的科目。


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初始化向导中的科目引入是帮助企业快速引入会计科目,总公司 、下级组织还需要调整科目,可在【会计科目】模块调整。


极致财务系统提供的会计科目功能可基于集团型多级组织架构定义 ,下级组织自动继承上级组织的科目,下级组织可分别在总公司建立的科目下建立自己的二级或三级科目等,也可以建立本组织的一级科目 ,需要注意的是下级组织建立的科目只能本组织和下级组织使用,其余组织树上平行组织及下级组织不能使用 。不同组织的财务人员按科目类别查询凭证和账簿信息,账表汇总会自动基于各自的组织拥有的科目进行汇总 。


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会计科目支持按组织机构设置 ,科目包括以下内容,科目类别,余额方向、科目类型、是否支持外币核算 、科目辅助核算、是否需要设置数量核算以及数量核算单位等。企业可按实际需求配置。


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3.4设置币别


由用户定义账本位币 ,并可以用任何币种为单位进行统计分析 。币别内容包括本位币代码、本位币名称 、币别符。系统支持现有的各种币别类型。


3.5设置凭证字


设置凭证字即凭证类型,系统默认的凭证字:收 、付、转、记 。支持自定义凭证字。


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3.6初始化余额录入


为了管理原来的手工账目,极致财务管理系统提供了初始化余额录入功能 ,以使手工账目向电子账目迁移 ,对启用本系统建立电子账薄之前发生的金额进行初始录入。初始化余额录入信息包括科目余额 、数量结存、外币余额、辅助核算项等核算项的初始化 。


初始化余额支持在最明细的科目操作本年累计借方 、本年累计贷方、期初余额、辅助核算等信息,上级科目金额根据下级科目金额自动产生。


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支持不同币别初始信息录入


在【科目余额初始化】中,可以按不同币别显示科目的初始录入信息。若选择外币币别 ,系统会弹出外币科目的初始录入界面,录入原币金额根据设置的汇率自动算出本位币,如图所示:


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支持期初借贷平衡检查


初始余额录入完后需要进行科目余额的试算平衡检查 ,通过平衡检查检查账簿记录是否正确,如果检查借贷不平衡,系统提示具体不平衡原因 。


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3.7结束初始化


操作结束初始化 ,系统会自动进行借贷平衡检查,检查不通过,会提示不通过的原因 ,待财务人员调整后再重新结束初始化。结束后用户就可以进行日常财务业务处理操作。


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4 、严密快捷的凭证处理


极致财务系统提供凭证处理功能包括凭证录入、凭证检查、凭证审核 、凭证过账、凭证抵消和凭证作废等内容,其任务主要是通过输入和处理记账凭证,完成记账工作 ,查询和输出各种账簿、报表;会计凭证的正确性将直接影响到整个财务系统的真实性 、可靠性 ,因此本系统为保证会计凭证录入数据的正确性,为您提供十分安全 、准确、快捷的会计凭证处理功能 。


基于集团型财务管理的需求,极致财务系统还提供了凭证抵消的功能 ,对于集团公司,支持下级组织在组织内进行凭证处理操作,集团总公司还可在集团层面进行凭证抵消操作 ,解决总公司与子公司、子公司相互之间发生的内部交易对总公司和子公司的个别财务报表有关项目的影响与合并财务报表相关项目的影响之间所存在的差异进行抵消,避免集团总公司查看相关合并报表时出现虚增收入和支出的情况 。


为了方便用户使用和财务管理的需要,系统不仅提供了凭证处理完整业务流程 ,还支持还提供了多种凭证数据的校核和控制功能 、提供了凭证审核流程自定义功能、提供了按系统角色管理查看凭证等功能。


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4.1凭证录入


凭证录入是将原始的纸质会计数据以凭证的形式变为软件数据,财务系统的数据都来源于此,录入凭证信息的正确性将直接影响到生成的各种报表及各项财务分析指标的准确性。因此极致财务系统不仅支持快捷的凭证录入功能 ,还提供了多种凭证数据的校核和控制功能:


(1)多种凭证录入方式


为满足企业录入凭证方式的不同,极致财务系统提供了两种凭证录入方式:


1、新增凭证录入:通过在极致财务系统新增凭证录入单据的方式录入凭证明细 。支持按组织机构录入凭证。


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2 、引入的方式:本地已编辑好excel或xml格式的凭证文件,可通过引入凭证的方式快速录入凭证。引入的凭证数据自动对应到各自的组织机构 。


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(2)检验科目是否为最明细级


录入凭证选择科目按父科目分类 ,展示最明细级科目 ,用户只能选择最明细级科目。


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(3)控制本位币金额等于汇率乘原币


非币位凭证录入借贷方金额后,系统根据维护的币别汇率自动计算出原币金额,避免人工干预导致计算错误 ,同时也提高了凭证录入的效率。


(4)控制金额等于数量乘单价


支持数量核算的科目录入后,系统会自动根据录入的单价、数量自动计算出借贷方金额 。


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(5)支持辅助核算项目管理凭证:


凭证录入选择了辅助核算科目,系统可按辅助项目统计出更明细的账簿和报表。


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(6)快捷键快速定位输入框:


凭证录入界面 ,系统提供了多种常见的快捷键,可快速定位到想要输入数据的位置,可通过凭证录入界面->查看->快捷定位菜单查看快捷键明细。


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4.2凭证检查


系统支持自动检验记账凭证借贷方是否平衡:凭证保存前系统会自动对会计期、借贷方金额 、凭证类型以及与科目有关的部门、个人、项目 、币种、数量等辅助信息进行检测 ,并弹出提示窗口,不通过就不予保存 。


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4.3凭证审核


凭证审核是对原始凭证进行审查、监督并签字。会计录入凭证后,为确保凭证的准确性 ,财务部主管需要对凭证进行再次确定,凭证审核通过后再能进行凭证过账操作。


极致财务系统支持按企业需求自定义审批流程 。


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凭证反审核业务流程图如下:


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4.4凭证过账


凭证过账是将已审核的凭证根据登记的会计科目计入到相应的明细账户中 。已经过账的凭证不允许再修改,如需调整 ,可通过反过账或补充凭证的方式进行修改。


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凭证过账业务流程图如下:


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4.5凭证抵消


在集团公司内部 ,总公司与子公司 、子公司相互之间发生的内部交易,这些内部交易对总公司和子公司的个别财务报表有关项目的影响与合并财务报表相关项目的影响之间存在着差异,使内部交易在个别财务报表中的反映与在合并财务报表反映出的数据不一致 ,为了抵消上述内部往来给总公司合并财务报表带来的虚增收入和支出数据,极致财务系统提供了凭证抵消功能,实现了在编制合并会计报表时真实 、公允地反映总公司子公司作为一个整体的财务状况、经营成果和现金变动情况。


比如集团旗下A组织向B组织销售产品产生的内部往来(A组织录入凭证时 ,凭证记录贷记销售收入100,借记银行存款100;B组织录入凭证时:借记采购支出100,贷记银行存款100) 。


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如果集团公司未做凭证抵消操作 ,那集团公司查看集团合同并利润报表时,集团查询看到就是销售收入100,采购支出100 ,银行存款是零。虚增了集团销售收入和集团采购支出。为了解决这种差异,在集团组织本部下建2张抵消凭证,分别是借记销售收入 100 ,贷记银行存款100和贷记采购支出100 ,借记银行存款100,这样就抵消了在查集团报表时,这个内部往来 ,销售收入是零,采购支出也是零,银行存款也是零 。没有虚增收入和支出。


4.6凭证作废


对于无效凭证、审核不通过或暂时不需要的凭证可进行作废处理 ,作废的凭证数据不会汇总到账簿或相应的报表中。如需统计可通过反作废操作恢复 。


5 、期末结账,锁定财务数据


总账期末结账处理是完成账簿当前会计期间所有凭证处理,并结账至下一个会计期间。


期末结账之前 ,按企业财务管理和成本核算的要求,首先要进行期末处理条件检查,确保基本业务凭证(除损益外)都已过账。有外币业务的企业处理汇兑损益 ,并通过审核和过账 。再通过期间损益并审核与过账。最后进行期末结账,结账结束后,系统显示已进入下一个会计期间。


其业务流程图如下图所示:


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5.1汇兑损益


对于有外币业务的企业 ,在期末结账前需要进行汇兑损益操作 ,汇兑损益操作是针对企业在各种外币业务的会计处理过程中,将因采用不同的汇率而产生的会计记账本位币金额差异结转到本年利润中 。


极致财务系统支持按组织机构、科目进行汇兑损益操作,外币设置可根据企业需要在系统中设置为基础参数 ,汇兑损益凭证生成方式支持汇兑收益、汇兑损失 、汇兑损益三种方式,并支持红字自动反向功能 。


计算汇兑损益后,系统自动生成汇兑损益凭证 ,在凭证管理中将汇兑损益凭证审核和过账即可完成汇兑损益,计算出金额差将结转到本年利润中。


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5.2期间损益


期末时,企业应将各损益类科目的余额转入本年利润科目 ,以反映企业在一个会计期间内实现的利润或亏损总额。极致财务系统提供的结转损益功能就是将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目,并生成结转期间损益记账凭证 。


极致财务系统期间损益功能可根据在损益科目组中选择损益类型,自动加载出相应的损益科目 ,并可设置对应的结转科目;期间损益支持生成一张损益凭证或多张损益凭证,以及红字自动反向功能;操作期间损益后,系统自动生成期间损益凭证 ,在凭证管理中将期间结转损益凭证审核和过账即可完成期间结转损益操作。


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5.3期末结账


期末结账是核对当前会计账期账务是否准确无误 ,结算出各明细帐和总帐的发生额及余额,编制资产负债表和利润表,计算当月应缴的各种税金。并可进行下一个账期的账务处理 。


极致财务系统期末结账支持批量处理多个项目的期末结账 ,在期末结账前,需要确定本期各项经济业务已录入完毕,并已做审核过账处理 ,一经结账,当期数据不能再改动。若需要调整以前期间的数据,可通过反结账到该期进行调整。


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6、支持多维度账簿展示


会计账簿是以会计凭证为依据 ,对企业经济业务进行全面、系统 、分类地记录和核算,设置和登记会计账簿,是连接会计凭证和会计报表的中间环节 ,做好这项工作,对于加强经济管理具有十分重要的意义 。


极致调研了不同企业需求、熟练掌握财务管理要求,推出了多维度账簿管理模块。本模块提供了丰富、齐全的账簿供用户查询和打印 ,集团总公司用户查看账簿可按科目汇总所有下级组织的账簿数据 ,做到以集团单位,真实反应集团财务情况,而下级组织只能查看本组织相关的账簿情况。


极致总站管理提供的账簿有:


Ø 总分类账


Ø 普通明细账


Ø 多栏式明细账(含自定义多栏账簿)


Ø 数量金额总账


Ø 数量金额明细账


Ø 核算项目分类总账


Ø 核算项目明细账


6.1总分类账


总分类账查询功能用于查询总分类账的账务数据 ,查询总账科目的本期借方发生额 、本期贷方发生额、本年借方累计、本年贷方累计 、期初余额 、期末余额等项目的总账数据 。总分类账用于查看所选科目在某几个会计期内的借贷余额汇总情况。


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6.2明细分类账


明细分类账查询功能用于查询各科目的明细分类账账务数据,在这里可以输出各科目的三栏式明细账的账务明细数据;还可以按照各种币别输出某一币别的明细账;同时还提供了按非明细科目输出明细分类账的功能。


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6.3多栏式明细账


为满足财会日常工作的需要,便于对明细科目的综合查询 ,系统提供了多栏式明细账功能 。多栏式明细账主要是科目的多栏,用户可以对某个主科目的任意多个下级科目进行明细汇总的查询 。支持设计多栏账,可自定义多栏式明细账栏目、币别。


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6.4数量金额总账


数量金额总账用于查询设置为数量金额核算科目的【期初余额】、【本期借方】 、【本期贷方】、【本年累计借方】、【本年累计贷方】以及【期末余额】的数量及单价 、原币单价、金额等数据。


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6.5数量金额明细账


数量金额明细账用于查询设置为数量金额的辅助核算科目的明细账务数据 ,包括【借方发生额】、【贷方发生额】 、【期末余额】的数量、单价、金额等各项数据 。


过滤条件中支持按核算项目类别 、项目代码、项目级别进行筛选。


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6.6核算项目分类总账


核算项目分类总账以核算项目为依据,全面反映核算项目所涉及科目中的借方、贷方 、本年累积借贷方发生额及余额数据。核算项目总账在总账系统中具有十分独特和灵活的作用,它可以作为明细科目进行管理 ,同时它可以在多个科目中存在 。


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6.7核算项目明细账


核算项目明细账用于进行分类汇总后的明细查询,如显示在建工程项目所涉及的所有科目的明细值,有利于企业了解核算项目的明细情况 ,利于决策和业绩考核。


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6.8支持一键打印及导出账簿


账簿管理支持一键打印及导出财务账簿 ,方便财务人员进行财务分析工作。极致财务系统提供了多种打印模式,见下文 。


Ø 套打


用户可以使用系统预设的套打模板进行套打,也可以根据打印格式的需要自已设计套打格式 ,设计出适用的账表格式,便于打印出账页装订。


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在套打设置中,系统提供了丰富设计工具 ,包括标签 、文本框、边框、图表 、条码、图片等工具,可以自由拖动工具进行设计套打模板,模板中文本框数据来源可选择系统预设的数据库字段 ,操作简单。


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Ø 在线打印


在账表页面,支持在线打印功能,财务人员可根据需要设置打印格式 ,系统支持预览打印样式以及在线打印 。


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Ø 导出账表


在账表页面,支持以多种文件格式的形式导出账表,支持的文件格式包括:EXCEL、XML 、Ms Access、文本文件格式、DBF格式 、MS Excel。多种格式满足了不同企业的需求。


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7、多角度报表分析助力企业决策


会计报表是以货币为计量单位 ,反映企业在某一时间点的资产状况以及一定时期内的财务状况、经营成果的表式报告 。会计报表所提供的指标 ,比其他会计资料更具综合性,本系统提供的报表服务能全面地反映企业经营活动的情况和成果 。不仅能提供财务会计规范性的报表,还提供了试算平衡表 、核算项目明细表等一系列管理性会计报表。给企业提供了多角度、多层次、多条件立体查账 ,方便快捷。集团总公司用户查看报表可按科目汇总所有下级组织的数据,做到以集团单位,真实反应集团的财务情况 ,而下级组织只能查看本组织相关的报表数据 。


极致财务提供的总账报表有:


Ø 科目余额表


Ø 试算平衡表


Ø 科目日报表


Ø 凭证字汇总表


Ø 核算项目余额表


Ø 核算项目明细表


Ø 核算项目汇总表


Ø 核算项目组合表


Ø 核算项目科目组合表


7.1科目余额表


科目余额表用来查询所有科目在某几个连续会计期间里的期初余额 、借方本期发生 、贷方本期发生、本年借方累计、本年贷方累计和期末余额。


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7.2试算平衡表


用于输出和查询所选期间的各科目的期初余额 、本期发生额及期末余额数据。可以查询不同的会计期间以及不同币别的试算平衡表数据 。并且可以看到所有科目的合计数额。


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7.3科目日报表


查询科目日报表,能及时查看某一天所发生的业务金额汇总。科目日报表按科目名称分组,展示某天的上日余额、本日借贷方发生额、日末余额及借贷方业务发生笔数 ,查询时还可选择科目级次 、科目范围、是否包含未过账凭证、是否无发生额不显示 、是否输出合计金额选项等条件过滤查询 。


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7.4凭证字汇总表


凭证字汇总表是将记账凭证字按照指定的时间期间、科目、币别汇总成报表,展示借贷方发生额。按不同条件对会计凭证字进行汇总,可以提供各种所需的会计信息。


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7.5核算项目余额表


核算项目余额表按项目分组 ,展示了项目期初余额 、本期发生金额、本年累计金额以及期末余额数据 。并且还可查看合计金额。


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并且提供了多角度分析过滤实时显示,可按组织机构、期间 、科目 、项目类别等进行筛选查询。特别适合在线数据分析和数据采集与决策分析种使用 。


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7.6核算项目明细表


核算项目明细表是以报表的形式展示出核算项目最明细资料,包括借贷方发生金额、辅助核算项目信息 ,凭证字、凭证摘要 、科目信息以及发生日期等 。


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并且提供了多角度的过滤条件供企业人员查询。可按组织机构、期间、科目 、核算项目等进行筛选查询。


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7.7核算项目汇总表


核算项目汇总表是以报表的形式展示出对核算项目明细资料的汇总分析 。汇总信息包括期初余额、本期发生额、本年累积发生额 、期末余额等信息。


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并且提供了多角度的过滤条件供企业人员查询。可按组织机构、期间、科目 、辅助核算项目、科目小计、跨期小计等进行筛选查询 。


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7.8核算项目组合表


核算项目组合表是以报表的形式按核算项目分组进行不同角度组合分析。支持按不同取数类型 、辅助核算项目等查询出符合要求的分析报表数据。


7.9核算项目科目组合表


核算项目科目组合表可按选择的项目 、科目组合展示金额信息 ,展示的金额可自定义配置,包括借贷方发生、本年借贷方累计发生、起始日期余额 、截止日期余额等 。


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二、如何实现自定义财务报表

不同企业在财务数据采集中面临的各类财务报表格式、计算及校验公式复杂且变化性较强的普遍性需求,为了保证企业财务报表数据的完整性 ,提高数据的质量,极致财务系统推出了自定义财务报表服务,通过定制报表模版 、格式、数据采集、计算等功能 ,可以快速的自定义报表格式并进行数据采集,系统还预设了利润表 、资产负债表以及所有者权益(股东权益)变动表这三种常用报表。用户可随时查看这三种报表,并且可引用预设表进行自定义。


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1、报表模板管理


在极致财务系统中 ,系统预设了三张报表模板:资产负债表、利润表和所有者权益(股东权益)变动表,用户可以直接引用这些现有报表摸板进行报表计算 。另外还可以设计新的报表模板,在自定义报表中直接使用。


极致财务系统针对模板新增功能提供了两种新增方式:


1.通过xml格式的形式引入模板


在报表模板一览表页面 ,可以通过引入报表模板的方式引入本地的xml报表模板。


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2.通过新增模板的形式新增模板


在报表模板一览表页面,可通过新增模板的方式新增空白报表模板,用户可在空白模板中手动录入内容 ,也可直接从其他Excel中复制内容粘贴到本模板中 ,还可通过引入EXCEL文件的方式导入模板,以利润表为例,引入利润表EXCEL文件进入如下界面 。


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添加模板后 ,为了方便用户能够快捷方便的设置报表的数据采集 、数据计算,极致财务系统提供了设置全局公式、设置公式参数、报表重新等操作 。


1.1设置全局参数,过滤取数范围


设置报表全局取数参数 ,可按组织机构 、年度 、币别、开始结束期间、开始结束日期 、总账公式取数是否包含未记账来过滤。


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1.2支持不同类型的函数计算


对具体报表项目进行公式设置。极致系统提供了多种类型函数计算公式,包括基本的统计函数、逻辑函数、日期时间函数 、文本函数等,还提供了财务数据统计相关的函数 ,如供应链相关、合同应收应付相关、总账 、工资相关等 。


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在系统中我们预设了几个功能强大的公式:ACCT、FGL、FGLQ和REF_F。其中:


ACCT:用于获取财务总账的金额数据,根据指定的取数类型,可获取相应条件的期初余额 、期末余额、本期发生额、本年累计发生额 、损益发生额等财务数据。


FGL:用于获取财务总账的金额数据 ,根据指定的取数类型,可获取相应条件的期初余额 、期末余额、本期发生额、本年累计发生额 、损益发生额等借、贷方的数据 。


FGLQ:用于获取财务总账的数量数据,根据指定的取数类型 ,可获取相应条件的期初数量、期末数量 、本期发生数量、本年累计发生数量的借、贷方数据。


REF_F:根据所设置组织机构 ,报表类别,报表名称,行 ,列,页码等参数,获取指定自定义报表中的某个单元格的值。


报表系统的公式除预设公式外 ,还可通过任意取数公式(ExecSQL)获取系统数据 。选择ExecSQL函数后,根据自定义SQL语句和设置的组织机构 、年度、币别、开始结束日期等参数获取符合条件的数据。


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如从核算项目余额表中获取2020年1月到6月原币借方本年累计金额。


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1.3报表项目格式设置


在模板编辑页面,支持对模板报表项目设置格式 ,支持的格式有货币 、百分比、千位分割、时间 、图片 。


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1.4报表重算,自动获取最新数据


根据报表日期对报表进行数据计算。设置好公式参数后即可执行公式,获取相应的数据。基础数据有变化时使用系统提供的报表重算功能即可重新计算公式 ,获取最新的数据 。


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用户还可以对报表进行另存为模板 、引入、引出等操作 。以及excel通用的操作,如:插入行、插入列 、设置行宽高、合并单元格等。


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2、自定义报表


企业根据自身对财务数据报表的需求,可自定义不同维度的报表 ,如年利润表 、月利润表、某个项目利润表等。极致公司总结企业通用需求 ,预设了三个报表模板:资产负债表、利润表 、所有者权益(股东权益)变动表,企业可直接引用模板生成对应的财务报表 。


自定义报表新增有两种方式:


1.新增空白报表


新增空白报表后,财务人员可在报表定义页面设置报表需要统计的项目 ,根据系统提供的公式参数设置取数范围、报表项目格式等信息。保存后,即可得到相应的财务报表。


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2.从模板中新增


从已维护的模板中选择模板新增报表,选择后即可得到相应的财务报表数据 。


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另外系统还支持对自定义报表进行审批、修改 、删除、发布为常用报表等功能。


三、如何利用现金流量表进行企业经营分析

现金流量表是反应一定时期内(如月度 、季度或年度)企业经营活动 、投资活动和筹资活动对其现金及现金等价物所产生影响的财务报表 ,反映企业一定期间内现金的流入和流出,表明企业获得现金和现金等价物的能力。


为了满足企业通过财务报表,以及根据公司的经营 ,从投资和融资角度作出分析 。极致财务系统推出了现金流量表服务,采用T型账户的形式编制现金流量表,再结合利润表和资产负债表进行综合分析 ,以求全面、客观地评价企业的财务状况和经营业绩。


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1、现金流量项目,分类反映现金流量信息


极致财务系统从多个角度预设了现金流量表需统计的项目,方便现金流量表按项目如经营活动 、投资活动等分类统计现金流量信息 ,预设的项目大类包括经营活动、投资活动、筹资活动 、汇率变动等产生的现金流量 ,涵盖了企业产生现金流量的各个项目。


另外,现金流量项目还支持自定义,企业可根据自身需求进行定义 。


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2、配置现金流量初始值 ,兼容历史数据


企业在使用极致财务系统之前,已产生了现金流量数据,极致财务系统提供了现金流量初始数据录入功能 ,可用于初始化时录入账套初始的现金流量表的数据,兼容历史数据。


此服务有如下特色功能:


1.支持所有类型币别金额录入:


在极致系统中可维护所有类型币别,现金流量初始数据支持现有所有币别金额的录入。


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2.系统自动检查现金流量净额是否相等


录入现金流量初始数据后 ,系统提供了检查现金流量净额是否相等的功能,系统会自动对录入的金额信息进行检测,并弹出提示窗口 。


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3、凭证指定项目 ,汇总凭证现金流量


要汇总凭证现金流量,需要通过对凭证指定现金流量项目的功能来指定每张凭证现金流量,最后汇总得出现金流量表 。在总账中的【凭证分录一览表】中 、在凭证录入中提供了指定现金流量项目功能 ,操作此功能可给会计科目指定对应的现金流量项目或附表项目。


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4、T型账 ,指定现金流量项目


极致财务系统中T型账列表以利润表和资产负债表为基础,展示了“非现金类 ”和“现金类”汇总金额,未指定现金项目前 ,左右两边的汇总金额之差为现金及现金等价物净增加额,财务人员可在此表按科目指定现金流量表的现金项目。


还可将T型账中的对方科目按下级科目、按现金项目展开 。还支持取消现金流量项目,对T型账进行现金流量解绑。


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5 、附表项目调整 ,补充分析财务数据


企业在进行财务分析时,除了对经营活动、投资活动等产生的现金流量和利润进行分析外,还需要对既不涉及现金流量也不影响净利润的数据进行分析和处理 ,这一块分析就需要用到附表项目调整功能。


未指定附表项目前,附表项目列表按对方科目分类展示了金额汇总;系统支持按对方科目展开、按附表项目展开显示汇总金额,支持按科目选择附表项目指定现金流量项目用于现金流量统计 ,同样可取消附表项目解绑现金流量统计关系 。


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6 、现金流量表,统计现金流量数据


通过凭证指定法或T型账与附表项目指定了现金流量项目后,采集的数据汇总显示在现金流量表中 ,按现金项目汇总金额。支持按组织机构 、期间、币别、项目汇总级次等过滤报表数据。


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7 、现金流量查询


凭证对应的现金流量项目情况可在现金流量查询表中查看 ,展示了明细科目金额、流量金额、主表项目以及附表项目等信息 。支持按组织机构 、期间、科目代码、币别 、是否包括未过账凭证等条件过滤报表数据。


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四、如何通过预算管理降本增效

企业为了加强集权管理、实时控制集团子公司日常费用成本以及提高工作效率。可通过极致预算管理系统,建立全面的预算平台,从数据来源管理 、预算项目定义、业务预算数据公式设置到预算数据录入、勾稽检查 、预算数据计算以及预算执行情况查询 ,覆盖了各个关键节点 。在设置业务预算公式后,当系统其他模块的业务单据如报销 、采购等金额超过预算金额时,报销、采购等业务单据审核时系统会弹框提示超出预算金额;实现了实时预算控制、部门预算控制 、子公司预算控制以及个性化预算调整、批量预算调整的目的;实现各物业项目负责人自己监控、自我约束 、自我管理的目的。


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1、预算数据源定义


预算数据源定义用于从外部获取实际执行数据取数数据源 ,支持按组织机构设置数据来源,数据来源可从excel文档、txt文档和指定的SQL Server数据库中获取数据。


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设置好数据源后,在后续的预算表定义中可通过自定义SQL语句中数据源中获取执行数据 。如企业员工差旅费报销数据是在另一个数据库中 ,可通过设置预算数据源连接到其他数据库,再在“预算表定义”中“字段公式 ”通过自定义SQL从数据库中获取到差旅费报销数据 。


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2 、预算项目定义


极致物业系统提供的预算项目定义功能,支持按企业需求自定义设置预算项目。支持按大类分组设置预算项目 ,并且可进行项目细分操作,设置更细致的预算项目。


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预算项目定义支持选择内部系统数据来源,系统预设了多种数据来源 ,例如:收费标准、租赁成本费用等 。


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3、自定义预算表


企业根据自身需求 ,可自定义预算报表模板,预算报表可自定义设置预算项目和预算表字段。


其中预算表项目支持设置预算项目 、行间公式、表间单元格公式以及勾稽公式。


其中行间公式是设置预算项目之间的公式;如预算项目中有多个预算明细项和“合计”行,“合计”行的行间公式可设置为其他明细预算项目的总和 ,可利用加法设置计算公式 。


表间单元公式是设置预算表与预算表之间的公式;如分别有2019年和2020年采购预算总和,年度预算同比率可通过表间单元公式设置,分别取2020年预算表数据和2019年预算表数据相减再除于2019年预算数据。


勾稽公式是用于核查关联的预算表预算数据是否符合条件。公式的设置系统都提供了完整的算数运算符和函数公式 ,


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预算表定义中的预算表字段是用于设置报表的列名,支持自定义字段名称、内部数据源实体 、引用字段 、字段类型、数据类型和字段公式等 。如预算表字段设置2020年报销预算、2020年实际报销金额等。


还可设置字段计算公式自动获取其他表单的数据,执行字段类型的字段可通过自定义SQL语句从本系统其他业务单据或外部系统获取执行数据 ,系统提供了多种计算元素和函数供用户使用,如2020年实际报销金额公式可设置为通过SQL的select语句从系统差旅费报销单中取2020全年的报销金额总和。


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4 、预算方案定义


预算方案定义是将不同的预算表组合在一起,形成预算方案 。在后续的预算数据录入、预算数据录入计算中可按预算方案进行操作。


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5、自定义业务预算数据公式


企业制定的各个项目的预算金额 ,要控制具体的业务成本,需要用到业务预算数据公式模块,在此模块可按业务实体设置预算数据控制公式 ,提供的业务实体涵盖了企业各种业务场景 ,包括员工差旅费费报销 、办公用品采购报销、物料采购、场地租借费用等。


如下图设置员工差旅费报销单预算数据公式,规则是2020年差旅费报销总金额如超过预算金额,则差旅费报销单审核时 ,系统会自动弹框提醒“超预算,请重新调整办公报销费用预算 ” 。


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6 、预算数据录入


预算数据录入是按项目设置年度预算金额,支持三种方式录入 。


1、在预算数据录入页面手动录入数据;


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2、从预算方案中引入 ,获得的数据支持选择预算数据或执行数据,根据在预算表定义的字段公式自动从业务单据中获取年度预算金额,并且还可在获得的金额上设置一定的增长百分比。


如预算方案“2020年员工差旅费报销预算”预算字段中的“2020年实际报销金额”设置为2020年差旅费报销金额总和 ,在预算数据录入页面,报销预算金额设置为在“2020年实际报销金额 ”的基础上再增长10%。设置好后,系统会根据实际的报销金额自动推算出预算金额 。


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3 、从excel文档中引入 ,财务人员在本地通过excel文档编辑好预算数据,再通过引入的方式导入到系统中。


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7、执行数据录入计算


执行数据录入计算是在自定义的预算表中录入预算项目实际申购金额,为企业调整子公司或项目的预算成本提供数据支撑。


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执行数据的录入支持多种方式录入:


1、通过自定义预算表中执行字段类型的字段公式从系统其他业务模块自动获取实际执行数据 ,如2020年差旅费实际报销金额可通过SQL从差旅费报销单中获取 。


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2 、在表格手动录入实际执行金额。


3 、用户在本地编辑好excel格式的文件 ,再引入到系统。


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8、执行数据批量计算


在上文中,执行数据计算可按组织机构、预算表进行个性化计算,为了方便用户操作 ,极致财务系统还支持批量计算执行数据,可选择所有机构 、预算方案、预算表进行批量计算,批量获取到执行数据 ,提高用户工作效率 。


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9、勾稽检查


用户录入预算数据后,系统提供了勾稽检查功能,用于核查预算数据的录入是否满足条件。


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10 、查看预算执行结果


预算执行结果可在预算执行数据中查看 ,可按组织机构、预算方案、预算表进行过滤查看,展示的数据包括预算项目 、自定义预算表、预算金额以及执行金额等。


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11、计提摊销调整


某些预计应付账款单但实际还未执行的费用需要进行计算和提取,按规定的比率与规定的基数相乘计算提取 ,列入某科目;或已发生的业务,如提前支付的报刊费,保险费等 ,按照一定的标准分别计入当期损益 。未解决上述客户业务场景 ,极致预算管理系统提供了计提摊销调整功能,支持按组织机构调整年度期间的预算项目金额。


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